Privacybeleid

Wie zijn wij?

Ceusters N.V. is actief als verhuurder, vastgoedmakelaar, syndicus en property/asset manager. In die hoedanigheden verwerken wij persoonsgegevens van huurders, kopers, verkopers, mede-eigenaars, opdrachtgevers, leveranciers, sollicitanten en bezoekers van onze website.

In deze privacyverklaring leggen wij in heldere taal uit welke gegevens wij van u verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u kunt uitoefenen. Wij doen dit in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, “AVG”) en de Belgische Wet van 30 juli 2018.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Contact voor privacyvragen

Ceusters N.V. heeft geen wettelijk verplichte functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Voor al uw vragen of om uw rechten uit te oefenen, kunt u terecht bij ons intern privacy contactpunt:

Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met ons verzamelen wij verschillende soorten gegevens. Wij beperken ons telkens tot wat noodzakelijk is voor het beoogde doel.

Identificatie- en contactgegevens

Naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, rijksregisternummer (enkel waar wettelijk toegelaten), adres, telefoonnummer, e-mailadres, kopie van uw identiteitskaart (waar wettelijk vereist, bv. anti-witwas).

Financiële en professionele gegevens

Beroep, werkgever, inkomstengegevens, bankrekeningnummer, betalingsgegevens, gegevens over uw solvabiliteit (binnen de wettelijke grenzen), gegevens van borgsteller(s).

Vastgoedgerelateerde gegevens

Gegevens over het pand (eigendomstitel, kadastrale gegevens, EPC, plaatsbeschrijving, technische verslagen), gebruik van het pand, huurhistoriek.

Gegevens in het kader van mede-eigendom

Aandeel in de mede-eigendom, deelname en stemgedrag op de algemene vergadering, individuele afrekeningen, communicatie met de raad van mede-eigendom.

Communicatie- en gebruiksgegevens

Briefwisseling, e-mails, gegevens uit contactformulieren, IP-adres, cookies en logbestanden bij gebruik van onze website.

Bijzondere categorieën van gegevens

Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens). Als dit uitzonderlijk noodzakelijk is, gebeurt dit op basis van uw uitdrukkelijke toestemming of een andere wettelijke grondslag uit artikel 9 AVG.

Wanneer en waarom verwerken wij uw gegevens?

Hieronder lichten wij per relatie toe wat wij met uw gegevens doen en op welke juridische basis dat gebeurt. De juridische basis (“rechtsgrond”) bepaalt waarom wij uw gegevens mogen verwerken volgens artikel 6 AVG.

Als u huurder of kandidaat-huurder bent

Wij verwerken uw gegevens, inclusief een proportionele beoordeling van uw solvabiliteit, om de huurovereenkomst op te maken en uit te voeren, en om de huurrelatie correct op te volgen (facturatie, indexatie, plaatsbeschrijving, opvolging huurachterstal, geschillenbeheer).

Waarom mogen wij dit doen? Het opmaken van de overeenkomst gebeurt op basis van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG). Het beheer en de uitvoering van de huurovereenkomst gebeuren op basis van de uitvoering van die overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Voor bepaalde wettelijke verplichtingen (bv. fiscale of sociale verplichtingen) baseren wij ons op een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

Als u verkoper, koper of geïnteresseerde bent (makelaardij)

Wij verwerken uw gegevens om de verkoopopdracht of aankoopbemiddeling uit te voeren, om bezichtigingen te organiseren, om de verkoopovereenkomst voor te bereiden en om met de notaris te communiceren. Als geïnteresseerde of kandidaat-koper houden wij uw gegevens bij om u op de hoogte te kunnen brengen van een geschikt aanbod.

Waarom mogen wij dit doen? De uitvoering van een opdracht- of bemiddelingsovereenkomst stoelt op de uitvoering van die overeenkomst (art. 6.1.b AVG). De opvolging van geïnteresseerden en kandidaat-kopers gebeurt uitsluitend op basis van uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken (art. 6.1.a AVG). Wij zijn als vastgoedmakelaar bovendien onderworpen aan de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering: in dat kader moeten wij uw identiteit verifiëren, de oorsprong van fondsen onderzoeken en bepaalde verrichtingen melden aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI). Deze verwerkingen berusten op een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

Als u mede-eigenaar bent (syndicus)

Wij verwerken uw gegevens om de gemeenschappelijke delen van uw gebouw te beheren: organisatie van de algemene vergaderingen, opmaak en opvolging van de individuele en gemeenschappelijke afrekeningen, communicatie met de raad van mede-eigendom, beheer van leveranciers en interventies.

Waarom mogen wij dit doen? De rol van syndicus is grotendeels wettelijk geregeld in het Burgerlijk Wetboek (artikel 3.93 BW en volgende, voorheen art. 577-8 BW). Onze verwerkingen gebeuren dus zowel op basis van een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) als op basis van de uitvoering van het syndicusmandaat (art. 6.1.b AVG).

Als u eigenaar of opdrachtgever bent (property/asset management)

Wij verwerken uw gegevens om de beheersopdracht uit te voeren: financieel beheer, rapportering, technische opvolging, opvolging van investeringen en huurinkomsten, en communicatie met huurders en derden in uw naam.

Waarom mogen wij dit doen? Hoofdzakelijk op basis van de uitvoering van de beheersovereenkomst (art. 6.1.b AVG). Voor wettelijke (boekhoudkundige, fiscale) verplichtingen beroepen wij ons op een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

Als u leverancier of aannemer bent

Wij verwerken uw contact- en facturatiegegevens om bestellingen door te geven, interventies op te volgen en facturen correct te verwerken.

Waarom mogen wij dit doen? Op basis van de uitvoering van onze overeenkomst met u (art. 6.1.b AVG) en, voor de boekhouding, een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

Als u solliciteert

Wij verwerken uw sollicitatiegegevens om uw kandidatuur te beoordelen en, indien u daarmee instemt, om u te kunnen contacteren voor een toekomstige vacature.

Waarom mogen wij dit doen? De beoordeling van uw kandidatuur steunt op precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG). Het bewaren van uw kandidatuur na een afwijzing gebeurt enkel op basis van uw toestemming (art. 6.1.a AVG), die u op elk moment kunt intrekken.

Als u onze website bezoekt

Wij verwerken technische gegevens (IP-adres, browsertype, paginabezoeken) om de werking en de beveiliging van de website te garanderen.

Waarom mogen wij dit doen? Voor de werking en beveiliging van de website beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG). Voor niet-strikt noodzakelijke cookies (bv. analytische of marketingcookies) vragen wij vooraf uw toestemming (art. 6.1.a AVG). Meer details vindt u in ons cookiebeleid: https://www.ceusters.be/nl/cookie-policy.

Hoe verkrijgen wij uw gegevens?

• Rechtstreeks van uzelf, bijvoorbeeld via een contactformulier, een bezichtiging, het invullen van een kandidatuurformulier of de ondertekening van een overeenkomst.
• Van derden zoals notarissen, immo-portaalsites, kredietverzekeraars, syndicusplatformen of een eerdere verhuurder/eigenaar (telkens binnen de wettelijke kaders).
• Uit publieke bronnen, zoals het Kadaster of de Kruispuntbank van Ondernemingen.
• Automatisch wanneer u onze website bezoekt (zie cookieverklaring).

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens enkel wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, een wettelijke verplichting of mits uw toestemming. Mogelijke ontvangers zijn:

• Onze IT- en softwareleveranciers (hosting, vastgoed- en syndicussoftware, e-mail, boekhouding, archivering), telkens onder een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.
• Notarissen in het kader van een vastgoedtransactie.
• Boekhouders, bedrijfsrevisoren en advocaten voor advies, boekhouding of geschillenbeheer.
• Verzekeraars voor onder andere brand-, BA- en huurwaarborgverzekeringen.
• Overheden en toezichthouders wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (FOD Financiën, BIV, CFI, gerechtelijke autoriteiten, e.d.).
• Mede-eigenaars en raden van mede-eigendom in het kader van het syndicusmandaat en binnen de grenzen van de wet.
• Eigenaars/opdrachtgevers in het kader van een property/asset management of makelaarsopdracht.
• Leveranciers en aannemers in het kader van technisch beheer, onderhoud, herstellingen, keuringen, werken of andere operationele opdrachten.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien een doorgifte buiten de EER toch noodzakelijk is, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de Standard Contractual Clauses (SCC’s), aangevuld met aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken of zoals wettelijk vereist. Onderstaande termijnen zijn richtinggevend; afwijkingen kunnen voorkomen op basis van een specifieke wettelijke verplichting of een lopende geschillenprocedure.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Ceusters N.V. implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of onrechtmatige verwerking. Wij baseren ons daarbij op de principes van de norm ISO/IEC 27001 en bouwen een Information Security Management System (ISMS) uit.

Concreet zetten wij onder meer in op:

• Toegangsbeheer op basis van het need-to-know-principe en sterke authenticatie.
• Versleuteling van gegevens in transit en, waar relevant, at rest.
• Logging en monitoring van toegang tot kritieke systemen.
• Regelmatige back-ups en geteste herstelprocedures.
• Bewustwordings- en opleidingsprogramma voor medewerkers.
• Verwerkersovereenkomsten met alle externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken.
• Een procedure voor het detecteren, onderzoeken en, indien vereist, binnen 72 uur melden van datalekken aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Welke rechten heeft u?

Onder de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG): u kunt vragen om uw gegevens te wissen, behoudens wettelijke bewaarplicht.
• Recht op beperking (art. 18 AVG): u kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG): voor gegevens die u zelf hebt verstrekt op basis van toestemming of een overeenkomst.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7 AVG): wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming.
• Recht om geen onderwerp te zijn van geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG): Ceusters N.V. maakt in principe geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming met aanzienlijke gevolgen voor u.

U kunt deze rechten uitoefenen door een schriftelijk verzoek te richten aan ons privacy contactpunt (zie punt 2.1), vergezeld van een kopie van uw identiteitskaart of ander bewijsstuk waarmee wij uw identiteit redelijkerwijs kunnen verifiëren. Wij beantwoorden uw verzoek binnen één maand, eventueel verlengbaar met twee maanden voor complexe verzoeken.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookiebeleid: https://www.ceusters.be/nl/cookie-policy.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Ceusters N.V. kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in de wetgeving, onze dienstverlening of onze interne organisatie. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

Klachten

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens correct te verwerken. Bent u toch van mening dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving, neem dan eerst contact met ons op. Komen wij er samen niet uit, dan heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit: